Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. При рационально организованном делопроизводственном процессе, специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций. Вследствие этого повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред¬приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона¬ми. При проверке работы организации, проведении ревизии прове¬ряют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Организация и ведение делопроизводства требуют профес-сиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроиз¬водства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-ре¬ференты (секретари).
Основное значение делопроизводства – единообразие изложения документов по установленным образцам. С развитием, любая организация приходит к необходимости организовывать систему делопроизводства, которая включает в себя следующие моменты:
– Организация документооборота. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени;
– Система регистрации и учёта документов. При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий).
– Организация архивного хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел – перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения.
Наладив работу в данных направлениях, можно говорить о том, что в организации существует система делопроизводства.
Однако, помимо базовых моментов, необходимо учесть и следующие её составляющие:
– В каждой организации должна быть составлена собственная инструкция по делопроизводству – нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации;
– Должны быть разработаны бланки документов. Следует учитывать, что при подготовке организационно-распорядительных документов важное значение имеет корректное оформление реквизитов, состав которых определяется «Правила
документирования, управления документацией
и использования систем электронного документооборота
в государственных и негосударственных организациях» утвержденные от «31» октября 2021 года №703. Кроме этого данные правила устанавливают требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
– Также должна быть разработана система контроля исполнения документов.
Работа с деловой документацией – важный аспект деятельности любой организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.
Таким образом, прошедший 20 октября 2022 года в стенах нашей организации семинар на тему: «Делопроизводство в организации» был актуален и вызвал у слушателей особый интерес. На семинаре подроб¬но рассматривался делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения. Отдельной темой рассматривалось ведение номенклатуры дел, подготов¬ка документов для хранения в архиве — это наиболее слабое место в работе организаций.
Семинар «Делопроизводство в организации» включал такие темы как:
1. Делопроизводство в организации, основные понятия.
Составление и оформление основных видов
документов.
2. Процесс и организация документооборота.
Входящие, исходящие и внутренние документы.
Контроль за исполнением документов.
3. Организация текущего хранения дел.
Номенклатура дел.
Формирование дел.
Подготовка дел к архивному хранению.
4. Деловой этикет.
Искусство делового письма.
Этикет делового общения и телефонного разговора.
Организация деловых встреч и переговоров.
Дресс-код.
Всем присутствующим по завершению семинара были выданы сертификаты о том, что они являются слушателями данного семинара. В заключительной части каждый из участников мог высказать свое мнение, слова напутствия и пожелания, из которых стало ясно, что проведение подобных семинаров, «круглых столов» и др. встреч по данной теме, являются хорошим источником информации для совершенствования делопроизводственного процесса у субъектов малого и среднего предпринимательства.
Будьте всегда в курсе всех требований, предъявляемых к делопроизводству организации!

М.С. Дарменова,
специалист 1 категории ОСМ,
октябрь 2022 года