Кәсіпорын үшін құжаттың маңыздылығын қайта бағалау өте қиын. Құжаттарда айқындалып жазылған мәлімет ұйым қызметінің бейнесі болып табылады және кез келген бизнестің негізін құрайды. Қызметтік мәліметтің көп бөлігін жұмысшылар құжат арқылы алады. Әр ұйымда құжаттарды дайындауға және олармен жұмыс жасауға жұмыс уақытының орташа есеппен 60 пайызы кетеді. Құжаттардың негізінде тиісті басқарушылық шешімдер қабылданады. Құжаттар көп жағдайларда даулы мәселелерде басты дәлел болып табылады, осылайша «құжат» терминінің бастапқы анықтамасын «дәлелдеу тәсілі» ретінде деп растайды.
Іс жүргізуді ұйымдастыру басқару аппараты қызметінің жеделдігіне, үнемділігіне, сенімділігіне, басқарушылық жұмысшылардың еңбегін ұйымдастыруына және мәдениетіне әсер етеді.Орынды ұйымдастырылған іс жүргізушілік процесте мамандар мен басшылар өздеріне тән емес әрекеттерден босатылады. Сондықтан басқару аппаратының жұмысымен байланысты еңбек тиімділігі жоғарылайды, шығындар азаяды.
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету (іс жүргізу) – бұл іс әрекеттің айрықша бағыты, ол құжаттарды жасауды, ресімдеуді, оларды өңдеу мен сақтауды қамтиды. Көп жағдайда басқарушылық шешім қабылдаудың уақыттылығы мен дұрыстығы құжаттың қаншалықты дұрыс жасалуы мен ресімделуіне, онымен жұмыстың дұрыс ұйымдастырылуына байланысты. Құжаттарда ұйымның, фирманың, кәсіпорынның жұмысы көрсетіледі және есепке алынады. Сондықтан көптеген құжаттарды жүргізу заңдармен ұйғарылады. Ұйымның жұмысын тексерген уақытта, тексеріс жүргізген кезде ең алдымен ұйымның немесе фирманың қызметі айқындалған құжаттар тексеріледі.
Іс қағаздарын ұйымдастыру және жүргізу кәсіби білім мен дағдыларды талап етеді, сол себепті мекемеде (фирмада) бұл жұмысты арнайы бөлімшелер (іс жүргізу қызметтері), ал шағын ұйымдар мен фирмаларда – хатшы-референттер (хатшылар) жүргізеді.
Іс жүргізудің негізгі мәні – бекітілген үлгіде құжаттардың біркелкі баяндалуы. Кез келген ұйым дамыған кезде іс жүргізу жүйесін ұйымдастыру қажеттілігіне ие болады, бұл келесі жайттарды қамтиды:
– Құжат алмасуды ұйымдастыру. Құжат алмасу басқару аппаратында құжаттардың орын ауыстырылуының барлық жүйелілігін қамтиды, бұл кезде құжаттарды қабылдау, беру, қарастыру, дайындау, ресімдеу және қайтару бойынша жұмыстар жүзеге асырылады. Тиімді ұйымдастырылған құжат алмасу құжаттардың минималды түрде уақыт үнемдеуімен неғұрлым қысқа жолмен оперативті түрде жүруін қамтамасыз етеді.
– Құжаттарды тіркеу мен есепке алу жүйесі.Тіркеу жүйесі құрылған кезде құжаттарды тіркеудің формасын таңдаудың маңызы зор: дәстүрлі (журналдарды қолдану) немесе автоматты (компьютерлік технологиялар негізінде).
– Орындалған құжаттарды жүйелеу және олардан істер құрастыру мүмкін болатын құжаттардың мұрағаттық сақталуын ұйымдастыру. Бұл жұмысты іске асыру үшін істер номенклатурасы қажет. Істер номенклатурасы – сақтау мерзімі көрсетілуімен, іс жүргізуде құрылатын істер тақырыбының тізімі.
Аталған бағыттарда жұмысты реттеп алғаннан кейін, ұйымдарда іс жүргізу жүйесі бар екені жөнінде айтуға болады. Алайда негізгі мәселелерден басқа оның келесі құрамдас бөлшектерін есепке алу қажет:
– Әрбір ұйымда өзінің іс жүргізу бойынша нұсқаулығы құрылуы қажет – ұйым басшысымен бекітілген және ұйымның барлық жұмысшыларына міндетті болып есептелетін нормативтік құжат. Іс жүргізу бойынша нұсқаулығы ұйымның басқарушылық қызметінде құжаттарды құру, өңдеу, қайта өңдеу, сақтау және қолдану технологиясын анықтайды және бекітеді;
– Құжат бланкілері әзірленуі керек. Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарды дайындау кезінде деректемелерді дұрыс ресімдеудің маңызы зор, олардың құрамы 2021 жылғы «31» қазандағы №703 бекітілген «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидалары» қаулысымен анықталады. Бұдан бөлек бұл қағидалар деректемелерді ресімдеу талаптарын орнатады, құжат бланкілерін жасау кезінде қолданылатын деректемелерді белгілейді және олардың орналасу сызбасын бекітеді. Құжаттарды сипаттайтын деректемелердің саны, құжаттау әдісімен аталған құжаттың құрылу мақсатымен, оның тағайындалуымен, мазмұны мен формасына қойылатын талаптарымен анықталады.
– Сол сияқты құжаттардың орындалуын бақылау жүйесі әзірленуі тиіс.
Іскерлік құжаттамамен жұмыс жасау – кез келген ұйым қызметінің маңызды аспектісі болып табылады. Осы құжаттар басқарушылық міндеттерінің жүзеге асырылуын қамтамасыз етеді, ұйым жоспарлары құжаттардан өз көрінісін табады, есеп пен есеп беру көрсеткіштері және басқа да мәліметтер орнатылады. Құжаттармен жұмыс жасау жағдайларына көп жағдайда қабылданатын шешімдердің жеделдігі және сапасы, оларды жүзеге асыру тиімділігі және жалпы ұйым жұмысының тиімділігі тәуелді.
Осылайша 2022 жылғы 20 қазанда біздің ұйымда «Ұйымдағы іс жүргізу» тақырыбы бойынша өткізілген семинар өзекті болды және тыңдармандардың қызығушылығын оятты.
Семинарда құжаттарды ресімдеуді, олардың қозғалысын, орындалуын бақылауды қамтитын іс жүргізушілік үрдіс толықтай қарастырылды. Істер номенклатурасын жүргізу, құжаттарды мұрағатта сақтау үшін дайындау бөлек тақырып ретінде қарастырылды – бұл ұйым жұмысының біршама әлсіз тұсы болып табылады.
«Ұйымдағы іс жүргізу» семинары мынадай тақырыптарды қамтыды:
1. Ұйымдағы іс жүргізу, негізгі түсініктер.
Құжаттардың негізгі түрлерін жасау және ресімдеу.
2. Құжат алмасу процесі және оны ұйымдастыру.
Кіріс, шығыс және ішкі құжаттар.
Құжаттардың орындалуын бақылау.
3. Істердің ағымды сақталуын ұйымдастыру.
Істер номенклатурасы.
Істерді құрастыру.
Істерді мұрағаттық сақталуға дайындау.
4. Іскерлік этикет.
Іскерлік хаттар өнері.
Іскерлік қарым-қатынас және телефон арқылы сөйлесу этикеті.
Іскерлік кездесулер мен келіссөздерді ұйымдастыру.
Дресс-код.
Семинар аяқталған соң барлық келушілерге аталған семинардың тыңдармандары болғаны жөнінде сертификаттар берілді. Қорытынды бөлімінде әрбір қатысушы өз пікірін, тілектерін білдірді, осы пікірлерден аталған тақырыптар бойынша ұқсас семинарлар, «дөңгелек үстелдер» және басқа кездесулер өткізу шағын және орташа кәсіпкерлік субъектілерінде іс жүргізушілік процесті жетілдіру үшін жақсы ақпарат көзі болып табылатыны анық болды.
Ұйымдағы іс жүргізуге қойылатын барлық талаптар жайында үнемі хабардар болыңыз!
М.С. Дарменова,
МЖБ 1 санатты маманы,
2022 жылғы қазан